Ziele herunterbrechen: Wie du große Ziele in überschaubare, umsetzbare Schritte verwandelst

20.01.21Ungefähr 8 min

Genau wie bei der Zielsetzung geht es auch bei der Projektplanung darum, deine Ressourcen klug einzusetzen – effizient und effektiv (siehe Ziele definieren). Auf den ersten Blick mag eine detaillierte Planung wie zusätzlicher Aufwand erscheinen. Vielleicht schwirren dir bereits zahlreiche Ideen im Kopf herum, wie du dein Ziel erreichen kannst. Das ist großartig! Aber wenn du einfach draufloslegst, läufst du Gefahr, in das berüchtigte Zwiebelproblem zu tappen.

Gute Projektplanung ist der Schlüssel zum Erfolg

Das Zwiebelproblem: Warum spontanes Handeln oft nach hinten losgeht

Projekte lassen sich in verschiedene Phasen unterteilen. Laut A. Hemmrich sind dies die Definitionsphase, Planungsphase, Realisierungsphase und Einführungsphase. Es gibt natürlich zahlreiche andere Modelle und Ansätze, aber der Kernpunkt bleibt derselbe: Wenn du zu wenig Zeit in die ersten beiden Phasen – die Definition und Planung – investierst, musst du in den späteren Phasen mehr Ressourcen aufwenden.

Hemmrich veranschaulicht dies mit einer Pyramide: Du beginnst an der Spitze und arbeitest dich nach unten, wobei die Phasen immer aufwendiger werden. Wenn du die oberen Ebenen vernachlässigst, verwandelt sich die Pyramide in eine Zwiebel – der Aufwand bläht sich auf, Fristen werden nicht eingehalten und Ressourcen werden ineffizient eingesetzt.

Die Projekt-Zwiebel

Wie du das Zwiebelproblem vermeidest

Einfach ausgedrückt, gibt es drei wesentliche Schritte, um das Zwiebelproblem zu umgehen:

Definiere klare Ziele: Überlege dir genau, was du erreichen möchtest (siehe Ziele definieren).
Erstelle einen angemessenen Projektplan: Entwickle einen sinnvollen Plan für deine Aufgabe.
Bleib flexibel: Halte dich an deinen Plan, sei aber bereit, ihn bei Bedarf anzupassen.

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen: Als ich im Projektmanagement anfing, habe ich enorm viel Zeit in die Planung investiert. Das ist grundsätzlich positiv, aber es gibt ein „Aber“. Es geht darum, die richtige Balance zu finden – das Optimum. Wie die obige Grafik zeigt, kann sich die schlanke Pyramide in einen klobigen Klotz verwandeln, wenn du zu viel Zeit mit der Zieldefinition und Planung verbringst. Das wollen wir ebenfalls vermeiden.

Ein weiterer Grund, warum eine umfassende Detailplanung zu Beginn eines Projekts nachteilig sein kann, liegt in der Unsicherheit. Oft ist noch nicht klar, wie das Endziel genau aussehen soll – welche Funktionen wirklich notwendig sind, welche Anforderungen priorisiert werden müssen. Zudem sind Schätzungen von Aufwand und Dauer in diesem frühen Stadium oft ungenau. Um mit diesen Unsicherheiten umzugehen, gibt es agile Methoden, die wir in einem späteren Artikel ausführlich erläutern werden. Eine zu frühe Detailplanung führt oft dazu, dass der Plan ständig angepasst werden muss, was ineffizient ist. Daher empfehle ich an dieser Stelle keine detaillierte Planung.

Wie du einen angemessenen Plan erstellst

Um zu verstehen, was ein „angemessener“ Plan ist, sollten wir uns zunächst fragen, was die Ziele der Projektplanung sind. Wie erwähnt, geht es darum, Ressourcen effizient und effektiv einzusetzen. Das bedeutet, weder an irrelevanten Aufgaben zu arbeiten noch mehr Ressourcen in bestimmte Bereiche zu investieren, als zur Erreichung des Ziels notwendig ist.

Ein angemessener Projektplan gibt dir Klarheit darüber, woran du wann arbeitest und welches Ergebnis du anstrebst. An dieser Stelle verzichten wir bewusst darauf, den Zeitaufwand für jede Aufgabe zu berücksichtigen. Vorerst konzentrieren wir uns auf die Arbeitsschritte und die gewünschten Ergebnisse.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung deines Projektplans

1. Große Ziele in überschaubare Schritte herunterbrechen

Beginne mit deinem Hauptziel und identifiziere die notwendigen Zwischenergebnisse, um es zu erreichen. Stell es dir wie ein Rezept vor: Um eine Pizza zu backen, brauchst du Teig, Soße und Belag. Jedes dieser Elemente ist ein Zwischenziel. Brich jedes Zwischenziel weiter in konkrete Schritte herunter. So machst du aus einem großen Ziel viele kleine, überschaubare Aufgaben.

2. Die Aufgaben logisch anordnen

Bringe die Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge. Es wäre sinnlos, die Pizza zu backen, bevor du den Belag vorbereitet hast.

3. Dein Verständnis der Aufgaben überprüfen

Überlege, ob du jede Aufgabe vollständig verstehst. Versuche, den Aufwand für jeden Schritt grob zu schätzen. Es geht nicht um genaue Zahlen, sondern darum festzustellen, ob du die Aufgabe ausreichend heruntergebrochen hast, um sie überschaubar zu machen. Wenn du nicht einschätzen kannst, wie viel Aufwand eine Aufgabe erfordert, brich sie weiter in kleinere Schritte herunter.

4. Über die Ressourcenzuweisung entscheiden

Überlege, welche Aufgaben du selbst erledigen möchtest, welche du delegieren kannst und wo es sinnvoll ist, auf fertige Lösungen zurückzugreifen. Plane, wie du deine Ressourcen am effektivsten einsetzt.

Hinweis zu Schritt 3: Es gibt verschiedene Methoden zur Aufwandsschätzung, die wir in einem späteren Artikel behandeln werden. Konzentriere dich vorerst nur darauf, ob du die Aufgabe umfassend genug verstehst, um ihren Aufwand grob zu schätzen. Denk immer daran: Das Ziel deiner Planung ist es, die notwendigen Schritte zu identifizieren und zu verstehen, die dich zu deinem Ziel führen.

Praxisbeispiel: Mias Weg zur Grobplanung

Um die Theorie in die Praxis zu übertragen, schauen wir uns Mias Beispiel an. Im letzten Artikel hat Mia ihr Ziel definiert: Sie möchte eine Video-Chat-Anwendung entwickeln. Nun beginnt sie mit der groben Projektplanung.

Mit ihrer Zieldefinition im Hinterkopf überlegt sie sich zunächst Teilziele:

Aufbau der Infrastruktur:

Server einrichten
Kommunikation zwischen den Clients ermöglichen
...

Entwicklung des Programms:

Benutzeroberfläche gestalten
Hintergrunddienste programmieren
...

Softwaretests definieren und schreiben
Marketing: Obwohl sie diesen Bereich nicht selbst übernehmen möchte, plant sie das Arbeitspaket „Kollaborationspartner finden“.

In den anderen Bereichen beginnt sie, die Teilziele weiter zu unterteilen, nutzt dabei effektive Ressourcenmanagement-Strategien und bewertet die Verfügbarkeit von Ressourcen.

Mia entscheidet sich, die Benutzeroberfläche als Single Page Application (SPA) zu gestalten. Die Dienste sollen in Containern laufen. Sie benötigt ein Code-Repository für ihren Code, eine CI-Pipeline für die Container und muss sich um das Container-Hosting kümmern. Damit hat sie bereits einige grobe Arbeitsbereiche für den Infrastrukturteil identifiziert. Für den Moment reicht ihr das, um zu verstehen, was in jedem Bereich zu tun ist. Sie plant jedoch, ihre Teilziele noch ein oder zwei Ebenen tiefer herunterzubrechen.

Beim Teilziel „Tests definieren“ denkt Mia an Tests für die Benutzeroberfläche, die Hintergrunddienste und die Infrastruktur. Sie schätzt kurz, wie viele Tests in jedem Bereich erforderlich sein könnten und notiert sich diese Information.

Als nächsten Schritt plant Mia eine detaillierte Vorgehensweise für die Benutzeroberfläche und die Hintergrunddienste. Sie möchte eine Methode anwenden, die sie aus ihrer Arbeit kennt: „Event Storming“. (siehe Event Storming)

Mia denkt ihre Teilziele und Aufgaben durch und hat nun ein klares Bild davon, was in jedem Bereich zu tun ist. Es fällt ihr leicht, die Arbeitspakete in eine logische Reihenfolge zu bringen und den Aufwand grob abzuschätzen. Aber bevor sie damit weitermacht, möchte sie sich um die Suche nach einem Kollaborationspartner kümmern. Mehr dazu im nächsten Artikel.

Zusammenfassung: Effektive Zielsetzung und Planung

Indem du einen klaren Grobplan erstellst, legst du den Grundstein für den Erfolg deines Projekts. Du weißt jetzt, wie du deine Ziele in überschaubare Schritte zerlegst und deine Ressourcen effizient einsetzt. Im nächsten Artikel werden wir tiefer in die Detailplanung eintauchen und sehen, wie du deinen Plan weiter verfeinern kannst.

Q&A: Zielsetzung verstehen

Um deine Ziele effektiv zu setzen und zu erreichen, ist es entscheidend, den Prozess des Herunterbrechens großer Ambitionen in umsetzbare Schritte zu verstehen. Dieser Q&A-Leitfaden hilft dir, die Komplexität der Zielsetzung zu meistern und sicherzustellen, dass du klare, erreichbare Ziele setzt, die mit deinen Werten und deiner Vision übereinstimmen.

F1: Was ist effektive Zielsetzung?

Effektive Zielsetzung bedeutet, klare Ziele zu definieren, die spezifisch, messbar, aktiv beeinflussbar, realistisch und terminiert (SMART) sind. Indem du smarte Zielsetzungstechniken anwendest, kannst du deine Vision für deine Zukunft in einen strukturierten Plan verwandeln. Ziele zu setzen hilft dir, deine täglichen Handlungen mit deinen großen Zielen in Einklang zu bringen und sicherzustellen, dass deine Bemühungen auf die Erreichung deiner langfristigen Ziele ausgerichtet sind.

Das Journal of Applied Psychology betont, dass Ziele wie ein Fahrplan wirken und dir helfen, wichtige Aufgaben zu priorisieren. Wenn du Ziele setzt, die klar und umsetzbar sind, kannst du deinen Fortschritt auf dem Weg zu deinem Ziel effizienter verfolgen. Eine klare Zielsetzung hilft dir, große Ziele in kleinere, überschaubare Aufgaben zu zerlegen, was es einfacher macht, deinen Fortschritt zu verfolgen und dein Ziel bei Bedarf anzupassen.

F2: Wie brichst du dein Ziel herunter?

Große Ziele in kleinere, überschaubare Schritte zu zerlegen, ist entscheidend, um deine Ambitionen in die Realität umzusetzen. Beginne damit, das große Ziel zu identifizieren, das du erreichen möchtest, und lass es uns in spezifische Teilziele zerlegen, die leichter zu bewältigen sind. Dieser Prozess beinhaltet das Setzen von kurzfristigen und mittelfristigen Zielen, die als Meilensteine auf deiner Reise dienen.

Sobald du dein Ziel heruntergebrochen hast, solltest du jeden Schritt nach seiner Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren. Dadurch stellst du sicher, dass deine Ziele mit deinen Werten übereinstimmen und dir helfen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Das Herunterbrechen von Zielen ist wie das Schreiben eines Romans; du musst planen, wie du jedes Kapitel schreibst, bevor du das ganze Buch fertigstellst.

F3: Warum ist es wichtig, SMART-Ziele zu setzen?

Das Setzen von SMART-Zielen ist wichtig, weil es einen klaren Rahmen für die Erreichung deiner Ziele bietet. Indem du sicherstellst, dass deine Ziele spezifisch, messbar, aktiv beeinflussbar, realistisch und terminiert sind, schaffst du eine solide Grundlage für den Erfolg. Die SMART-Zielsetzung hilft dir, deine Ziele klar zu definieren, was es einfacher macht, große Ziele in kleinere Schritte zu zerlegen.

SMART-Ziele helfen dir, dich auf das zu konzentrieren, was du erreichen möchtest, deinen Fortschritt zu verfolgen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Dieser Ansatz hilft dir, deine Handlungen zu priorisieren und sicherzustellen, dass deine Ziele mit deinem persönlichen und beruflichen Leben übereinstimmen, was dir letztendlich hilft, deine Lebensziele zu erreichen.

F4: Wie kannst du deine Ziele durch umsetzbare Schritte erreichen?

Deine Ziele in umsetzbare Schritte umzuwandeln, ist wesentlich, um sie zu erreichen. Beginne damit, die Schritte zu identifizieren, die du unternehmen musst, um deine Ziele zu erreichen. Dies beinhaltet das Herunterbrechen großer Ziele in kleinere, überschaubare Schritte und deren Priorisierung nach Wichtigkeit und Machbarkeit.

Indem du tägliche Ziele setzt und regelmäßig deinen Fortschritt überprüfst, kannst du sicherstellen, dass deine Handlungen mit deinen langfristigen Zielen übereinstimmen. Umsetzbare Schritte bieten einen klaren Weg zu deinen Zielen und helfen dir, dich darauf zu konzentrieren, unsere Ziele zu erreichen und jeden Tag Fortschritte auf dem Weg zu deinem Ziel zu machen. Denk daran, der Schlüssel ist, einen Plan zu machen und sich daran zu halten, ihn aber bei Bedarf anzupassen, um auf Kurs zu bleiben.

F5: Welche Rolle spielt die Planung bei der Zielerreichung?

Planung ist eine entscheidende Komponente der Zielerreichung. Sie beinhaltet die Erstellung eines Fahrplans aus kleineren Schritten und Meilensteinen, die dir helfen, deine Ziele zu erreichen. Ein gut durchdachter Plan stellt sicher, dass du deine Ziele setzt und erreichst, indem er eine klare Richtung und Priorisierung von Aufgaben vorgibt.

Effektive Planung beinhaltet das Herunterbrechen deines Ziels in umsetzbare Schritte und die regelmäßige Überprüfung deines Fortschritts, um mit deiner Vision für deine Zukunft im Einklang zu bleiben. Durch die Planung kannst du deine Ziele und Strategien bei Bedarf anpassen und sicherstellen, dass du auf dem richtigen Weg zur Verwirklichung deiner Ambitionen bleibst.

F6: Wie stellst du sicher, dass deine Ziele mit deinen Werten übereinstimmen?

Sicherzustellen, dass deine Ziele mit deinen Werten übereinstimmen, ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung der Motivation und zum Erreichen langfristigen Erfolgs. Beginne damit, über deine Lebensziele und deine Vision für die Zukunft nachzudenken, und setze dann Ziele, die deine Kernwerte und Bestrebungen widerspiegeln.

Indem du deine Ziele mit deinen Werten in Einklang bringst, schaffst du ein Gefühl von Zweck und Richtung in deinem persönlichen und beruflichen Leben. Diese Ausrichtung hilft dir, motiviert und engagiert zu bleiben, deine Ziele zu erreichen, selbst wenn du mit Herausforderungen konfrontiert wirst. Denk daran, Ziele, die deine Werte widerspiegeln, machen den entscheidenden Unterschied, um das Leben zu führen, das du leben möchtest.

F7: Wie überprüfst und passt du deine Ziele regelmäßig an?

Die regelmäßige Überprüfung und Anpassung deiner Ziele ist unerlässlich, um auf Kurs zu bleiben und Fortschritte bei deinen Zielen zu machen. Nimm dir Zeit, deine Ziele regelmäßig zu überprüfen und deinen Fortschritt zu bewerten. Diese Praxis hilft dir, Hindernisse zu identifizieren und deine Strategien anzupassen, um sie zu überwinden.

Indem du deine Ziele regelmäßig überprüfst, kannst du sicherstellen, dass sie relevant bleiben und mit deinen Werten und deiner Lebensvision übereinstimmen. Die Anpassung deiner Ziele bei Bedarf ermöglicht es dir, flexibel und reaktionsschnell auf Veränderungen in deinem persönlichen und beruflichen Leben zu bleiben, was dir letztendlich hilft, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Hinweis: Dieser Artikel ist Teil unserer Serie über effektive Zielsetzung und Projektplanung. Schau dir auch unsere anderen Beiträge an, um mehr über Projektmanagement, Prozessoptimierung und Selbstorganisation zu erfahren.

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